A. نام:

 نام کارتابل (مرحله گردش کار) مورد نظر را تعیین کنید. در واقع نام کارتابل، کاری است که باید در آن مرحله از گردش کار توسط کاربر انجام شود، بنابراین این نام را طوری برگزینید که کاربر هنگام مشاهده آن در کارتابل فرآیندها، مسئولیت خود در این مرحله را بداند.

B. مرتبط با:

در این قسمت باید شخص و یا گروهی که مسئول رسیدگی به این کارتابل هستند را بر اساس یکی از سه روش کاربر/گروه/سمت مشخص، آخرین مسئول یا فیلد تعیین کنید.

1. کاربر/گروه/سمت مشخص: کاربر/گروه/سمت مرتبط را با انتخاب از لیست انتخاب می نمایید. ( برای ساخت کاربران و گروه های کاربری به مدیریت گروه ها و کاربران و برای ساخت سمت های حدی به قسمت مدیریت شعب - دپارتمان و سمت مراجعه کنید.)

**موارد 2 تا 7 فقط زمانی کاربرد دارند که مسئول کارتابل گروه یا سمتی باشد که به بیش از یک کاربر تخصیص داده شده است**

2. قابلیت تخصیص به دیگران: در صورت فعال بودن این گزینه، کاربر مسئول کارتابل می تواند کار را در همین مرحله به سایر کاربران عضو در گروه مسئول کارتابل تخصیص دهد.

3. تخصیص به آخرین مسئول: در صورتی که این آیتم در گردش کار، دوباره به این کارتابل بازگردد، مسئولیت آن به آخرین کاربری که به عنوان مسئول این آیتم بوده است، تخصیص داده خواهد شد.

مثال1: فرض کنید بخشی از گردش کار فروش به صورت شکل زیر باشد، مسئول کارتابل اول گروه فروش می باشد، بنابراین هریک از کارشناسان فروش می توانند مسئول این کارتابل باشند، در صورتی که یکی از کارشناسان پیش فاکتور را صادر کند و آن را به مرحله بعد ارجاع دهد و مدیر فروش آیتم را جهت اصلاح پیش فاکتور به این کارتابل برگرداند، کار باید به آخرین مسئول این کارتابل (کارشناس صادرکننده پیش فاکتور) ارجاع داده شود و نباید در کل گروه فروش پخش شود، به همین دلیل در این کارتابل از قابلیت تخصیص به آخرین مسئول استفاده می کنیم.

4. تخصیص خودکار: به صورت پیشفرض در صورتی که مسئول کارتابل یک گروه یا سمتی که به بیش از یک کاربر تخصیص داده شده است باشد، با وارد شدن گردش کار به این مرحله، آیتم در کارتابل تمامی کاربران آن گروه یا دارنده آن سمت مشاهده خواهد شد و یکی از کاربران باید کار را به خود اختصاص دهد و پس از آن، آیتم از کارتابل سایر کاربران خارج خواهد شد، با استفاده از قابلیت تخصیص خودکار می توانید تنظیماتی اعمال کنید که کار به صورت خودکار توسط سیستم به یکی از کاربران عضو در گروه (یا دارنده سمت) اختصاص پیدا کند. برای تخصیص خودکار سه معیار وجود دارد که شرح زیر می باشند:

نکته مهم: توجه داشته باشید در صورتی که مسئول کارتابل را روی آخرین مسئول می گذارید، حتما چرخه کاری باید از کارتابل مربوطه رد شده باشد تا لاگ مسئول کارتابل ثبت شود.

9. فیلد: در مواقعی استفاده می شود که در طول چرخه بخواهید کاربر ، مسئول یکی از کارتابل های بعدی را مشخص کند. که با اضافه کردن فیلدی از نوع لیست کاربران/ لیست گروه ها برای آیتم مورد نظر و پر کردن آن توسط کاربر، مالک کارتابل مقصد همان فرد/گروه مشخص شده می شود. کافی است مسئول مرتبط با کارتابل مقصد را فیلد مربوطه بگذارید . یا می توان یکی از مسئولین مشخص شده در پروفایل مخاطب (کارشناسان فروش، پشتیبانی و متفرقه) را به عنوان مسئول کارتابل در نظر گرفت.

شایان ذکر است می توان مسئول جایگزین را در صورت پر نشدن این فیلدها مشخص نمود.

نکته مهم: در صورتی که مسئول کارتابل را روی فیلد تنظیم می کنید، می توانید با استفاده از قابلیت الزام فیلدها روی اقدام از خالی بودن فیلد در زمان وارد شدن گردش کار به این مرحله جلوگیری کنید. اما در صورت خالی بودن نیز، کار وارد کارتابل کاربر/گروهی که در قسمت کاربر/گروه مرتبط در صورت خالی بودن فیلد مشخص کرده اید خواهد شد.

C. نوع:  

می توانید تعیین کنید که این کارتابل معمولی و یا اولیه است. ( هر فرآیند تنها نیاز به یک حالت اولیه دارد.)

توجه داشته باشید وضعیت اولیه یک فرآیند می تواند یک کارتابل یا یک فعالیت باشد و تعیین وضعیت اولیه به این دلیل است که گردش کار آیتم، پس از ذخیره از این وضعیت شروع می شود و ادامه آن با استفاده از اقدام ها و حالت بعدی فعالیت ها تعیین می گردد.

با کلیک بر روی نمایش فیلدهای هر یک از کارتابل، می توانید وضعیت نمایش هریک از فیلدها در آن مرحله را مشاهده کرده و آن ها را ویرایش کنید.