1. هماهنگ کننده: کاربری که مسئولیت هماهنگی جلسه را به عهده دارد تعیین کنید. توجه داشته باشید که پیام های اعلام وضعیت حضور شرکت کنندگان به این کاربر ارسال می شود.

2. تقویم: می توانید تعیین کنید که این قرار ملاقات در کدام تقویم تنظیم شود. توجه داشته باشید که دسترسی به تقویم های تعریف شده نیاز به مجوز دارد.

نکته: برای ساخت و ویرایش تقویم ها و تعیین دسترسی کاربران به این تقویم ها به مدیریت تقویم ها مراجعه کنید.

3. مشاهده در تقویم: با کلیک بر روی این گزینه این قرار ملاقات را در تقویم مرتبط آن می توانید مشاهده کنید.

4. موضوع: موضوع قرار ملاقات را تعیین کنید. (برای مثال جلسه داخلی، پرزنت فروش یا جلسه پروژه x)

5. زمان از: تاریخ و ساعت شروع قرار ملاقات را تعیین کنید.

6. تا: تاریخ و ساعت پایان قرار ملاقات را تعیین کنید.

7. محل ملاقات: محل ملاقات را تعیین کنید. این لیست بر اساس اتاق هایی که در قسمت مدیریت اتاق ها ایجاد کرده اید ساخته می شود. توجه داشته باشید که اگر اتاق مورد نظر در زمانی که انتخاب کرده اید توسط قرار ملاقات دیگر رزرو شده باشد، نرم افزار اجازه ایجاد این قرار ملاقات را نخواهد داد. ( این قابلیت نیاز به ماژول قرار ملاقات پیشرفته دارد.)

نکته: بدیهی است در صورت تنظیم محل قرار ملاقات بر روی گزینه های سایر و محل مشتری، بررسی خالی بودن آنها صورت نمیگیرد.

8. تمام روز: با فعال کردن این گزینه تمام روز به این قرار ملاقات تخصیص داده خواهد شد.

9. تکرار: با استفاده از این گزینه می توانید قرار ملاقات خود را به صورت تکرار شونده درآورید. (مناسب برای قرار ملاقاتهایی که هفته های متوالی در یک زمان انجام می شوند.)

در نظر داشته باشید که اگر قرار ملاقات تکرار شونده تنظیم کنید. این قرار ملاقات به عنوان اصلی و تمامی تکرارهای آن به عنوان فرعی در نظر گرفته می شوند. میتوانید قرار ملاقات های فرعی را حذف کنید اما نمی توانید روی آنها تکرار تنظیم کنید. اگر قرار ملاقات اصلی را تغییر دهید و یا حذف کنید، تمامی قرار ملاقاتهای فرعی را تغییر می دهد و یا حذف می کند.

9.1 .الگوی تکرار این قرار ملاقات را مشخص کنید، به طور مثال در شکل بالا این قرار هر 6 هفته تکرار خواهد شد.

9.2 . روز: روزهایی از هفته که باید این قرار ملاقات در آنها برگزار شود را مشخص کنید.

9.3.خاتمه(پس از:): تعداد اجرا را می توانید مشخص کنید. (برای مثال اگر روی 3 قرار دهید، این قرار ملاقات تا 3 بار در روزهایی که در مرحله قبل تعیین کرده اید تکرار خواهد شد.)

9.4. خاتمه(تا تاریخ:): در صورتی که تعداد دفعات برای تکرار مشخص نکردید، تاریخ اتمام تکرار قرار ملاقات را مشخص کنید.

در واقع شرط خاتمه این تکرار می تواند یکی از گزینه های 9.3 یا 9.4 است.

10. آدرس محل: آدرس محلی که قرار ملاقات در آن صورت می گیرد را وارد کنید. (برای مثال محل کارفرما، یا ...)

11. توضیحات جلسه:  توضیحات بیشتری را در مورد قرار ملاقات در این بخش ذکر نمایید که صورتجلسه یا خدمت ارائه شده در چه حوزه ای است و اگر شرکت کننده نیاز به همراه داشتن پیش نیاز خاصی هستند از این طریق در جریان قرار بگیرند.

12. نقشه: می توانید محل قرار ملاقات را بر روی نقشه گوگل تعیین نمایید. (برای استفاده از این نقشه نیاز به دسترسی به اینترنت دارید.)

13. حاضران جلسه: در این قسمت باید حاضران جلسه ( کسانی که باید در این قرار ملاقات شرکت کنند)را تعیین کنید.

 a. لیست حاضران: لیست افرادی که در این قرار ملاقات دعوت شده اند را نمایش می دهد.

 b. انتخاب کاربر: از میان کاربران نرم افزار، یک شرکت کننده در این قرار ملاقات را می توانید تعیین کنید.

 c. انتخاب مشتری: از میان مخاطبان و سرنخ های ثبت شده در بانک اطلاعاتی می توانید شخص یا شرکتی را به عنوان یکی از حاضرین این قرار ملاقات تعیین کنید.

 d. اطلاعات تماس : در صورتی که فرد دعوت شده جزو کاربران و هویت های موجود در بانک اطلاعاتی نباشد می توانید نام و اطلاعات تماسی آن را برای قرار گرفتن در لیست شرکت کنندگان این قرار ملاقات وارد کنید.

 e. حضور شرکت کننده الزامی است: با فعال کردن این گزینه شرکت کننده انتخاب شده به صورت قطعی در این قرار ملاقات قرار می گیرد و دیگر در زمان این قرار ملاقات نمیتوان برای او یک قرار ملاقات دیگر تعیین کرد.

 f. درخواست تایید حضور به شرکت کننده ارسال شود: با فعال کردن این گزینه به شرکت کننده انتخاب شده یک پیام ارسال خواهد شد و درخواست تعیین وضعیت حضور را از شرکت کننده خواهد کرد. (برای تغییر و تعیین این پیام به قسمت مدیریت پیام های سیستم مراجعه کنید.)